Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Fullplay Media traite les données personnelles lorsque vous utilisez notre portail de projets ou travaillez avec nous sur un projet cinématographique. Elle est rédigée en conformité avec le Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) et la Loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG), et – dans la mesure où elle s'applique aux utilisateurs domiciliés en Suisse – la Loi fédérale suisse sur la protection des données (nDSG).

1. Qui est responsable

Le responsable du traitement est :

Fullplay Media
Kandelstr. 7, 79541 Lörrach
Deutschland
info@fullplaymedia.ch

Pour toute question concernant la protection de la vie privée – y compris les demandes d'accès ou de suppression de vos données – veuillez écrire à cette adresse. Nous agissons en tant que notre propre point de contact en matière de protection des données ; il n'y a pas de DPO distinct.

2. Quelles données nous collectons

Uniquement ce dont nous avons besoin pour gérer un projet pour vous :

• Données de compte et de contact : nom, adresse e-mail, téléphone, nom de l'entreprise, votre fonction.
• Données de projet : le briefing que vous nous partagez, notes de portée, lieux, dates de tournage, spécifications des livrables, et tous les fichiers ou liens que vous téléchargez.
• Contenu des communications : messages échangés via le portail, e-mails à destination et en provenance de info@fullplaymedia.ch relatifs à votre projet, notes de réunion et (si vous y consentez) enregistrements des réunions Zoom.
• Données techniques : adresse IP, user-agent du navigateur, timestamps de connexion et pages consultées, utilisés pour sécuriser le service et enquêter sur les abus.
• Preuve d'acceptation : lorsque vous cochez la case « J'accepte les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité », nous enregistrons votre nom, l'horodatage, votre adresse IP et la version du document. Ceci est requis pour prouver le consentement licite.
• Données de facturation : détails des factures traités via notre système comptable (sevDesk).

3. Pourquoi nous traitons vos données

Nous traitons les données ci-dessus sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat (Art. 31(2)(a) nDSG, Art. 6(1)(b) RGPD) – pour préparer les offres, livrer les projets, envoyer les factures et communiquer avec vous.
• Intérêts légitimes (Art. 31(1) nDSG, Art. 6(1)(f) RGPD) – pour sécuriser la plateforme, prévenir les abus et améliorer notre service ; nous mettons cela en balance avec vos intérêts et collectons uniquement ce qui est proportionné.
• Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) – pour conserver les registres comptables tel que l'exige la loi commerciale et fiscale allemande (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Consentement (Art. 6(1) RGPD le cas échéant) – pour des fonctionnalités optionnelles telles que l'assistant de projet IA, la synthèse IA des e-mails, ou l'enregistrement Zoom. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4. Sous-traitants

Nous utilisons les fournisseurs tiers suivants (« sous-traitants ») pour exploiter la plateforme. Nous ne partageons avec chaque fournisseur que les données dont il a besoin pour sa fonction spécifique :

• Hostinger International Ltd. (centre de données UE) – héberge la plateforme sur un serveur virtuel situé dans l'UE.
• Anthropic, PBC (USA) – fournit les modèles IA utilisés pour l'assistant de projet, l'analyse des briefings, les suggestions de brouillons d'e-mails, l'assistant d'inbound lead Lena, et la traduction IA de ces documents juridiques en allemand et français. Les entrées sont traitées aux États-Unis. Lorsqu'activé par l'opérateur, le contenu des e-mails envoyés à/depuis info@fullplaymedia.ch peut être envoyé à Anthropic pour la synthèse ou la génération de brouillon. Anthropic n'entraîne pas ses modèles sur les données soumises via son API. Nous utilisons également l'API Fichiers d'Anthropic (version bêta) pour que les pièces jointes PDF ou image incluses dans les conversations clients avec Lena puissent être lues nativement par le modèle ; les fichiers téléchargés sont supprimés automatiquement une fois la conversation fermée.
• Resend, Inc. (USA) – envoie les e-mails transactionnels (notifications d'offres, e-mails de compte, réinitialisations de mot de passe, notifications de transmission). Le courrier sortant est mis en file d'attente dans une boîte sortante locale chiffrée et relancé en cas d'échec transitoire.
• Google LLC - API Gmail (USA / UE) – utilisé pour lire et envoyer des e-mails depuis info@fullplaymedia.ch et lena@fullplaymedia.ch.
• sevDesk GmbH (Allemagne) – comptabilité et facturation.
• Zoom Communications, Inc. (USA, option de résidence des données UE activée) – utilisé pour les appels vidéo lorsqu'ils sont programmés ; les enregistrements cloud ne sont importés qu'avec la connaissance des participants.
• Backblaze, Inc. - B2 Cloud Storage (région UE Central, Amsterdam) – sauvegarde hors site de la base de données des opérations via réplication Litestream, et un miroir adressé par contenu des événements d'acceptation juridique. Le contenu de la base de données est répliqué avec chiffrement au repos (SSE-B2) avec une conservation roulante de 30 jours ; le JSON d'événement d'acceptation juridique est en outre chiffré côté client (AES-256-GCM) avant téléchargement.
• Dropbox, Inc. (USA) – reçoit un snapshot chiffré de 15 minutes de la base de données des opérations et une copie chiffrée de notre fichier de configuration à des fins de reprise après sinistre. Tous les téléchargements vers Dropbox sont chiffrés côté client avec AES-256-GCM en utilisant une phrase de passe que Dropbox ne possède pas ; Dropbox ne stocke donc que du texte chiffré. Ceci est notre mesure supplémentaire Schrems II pour le transfert vers les USA (voir §7).
• Notion Labs, Inc. (USA) – miroir CRM limité utilisé par l'assistant d'inbound lead Lena pour afficher le contexte des clients existants et classer les tâches de transmission pour notre équipe. Seules les données nécessaires à cette recherche sont partagées.

Nous avons mis en place des Contrats de traitement des données (« DPA ») avec chacun des fournisseurs ci-dessus conformément à l'Art. 28 RGPD. Une liste actuelle est disponible sur demande.

5. Où les données sont stockées

La base de données principale de la plateforme est un fichier SQLite stocké sur notre serveur virtuel dans l'UE. Pour nous protéger contre la perte de données, nous maintenons deux destinations de sauvegarde parallèles :

• Backblaze B2 (UE Central, Amsterdam) – réplication continue Litestream de la base de données active (latence inférieure à une seconde, conservation roulante de 30 jours). Le chiffrement côté serveur est appliqué par Backblaze ; le miroir d'acceptation juridique est en outre chiffré côté client avant téléchargement.
• Dropbox (USA) – snapshots chiffrés de 15 minutes de la base de données des opérations et de notre fichier de configuration, utilisés pour la reprise après sinistre en cas de perte complète du serveur virtuel. Le snapshot est chiffré côté client avec AES-256-GCM avant de quitter le serveur UE ; Dropbox ne peut pas lire le contenu. La phrase de passe de chiffrement est conservée par Fullplay Media dans un gestionnaire de mots de passe et est requise pour déchiffrer la sauvegarde.

Les fichiers de projet (séquences, montages, livrables) sont stockés sur le stockage cloud que nous contrôlons. Les sauvegardes sont conservées pour la durée nécessaire à la récupération après incidents.

6. Combien de temps nous conservons les données

La plateforme exécute un purge de conservation automatisée une fois par heure. Les périodes suivantes reflètent ce que le code applique réellement :

• Registres comptables (factures, dossiers de paiement conservés dans sevDesk) : 10 ans, tel que l'exige la loi commerciale et fiscale allemande (§ 257 HGB, § 147 AO). Conservés par sevDesk ; nous ne les supprimons pas automatiquement.
• Correspondance par e-mail (messages entrants et sortants dans notre boîte de réception d'opérations synchronisée avec Gmail) : 2 ans à partir de la réception, puis supprimés avec leurs pièces jointes.
• Transcriptions Zoom : texte de transcription complet supprimé après 1 an ; le court résumé IA + éléments d'action sont conservés pour l'historique du projet.
• Briefings de projet, livrables, communications dans le portail : conservés pendant que le projet est actif et pendant une période raisonnable après en cas de suivi. Sur demande écrite après la fin du projet, nous supprimons les données du projet dans les 90 jours, sauf si nous devons les conserver pour des raisons juridiques (comptabilité).
• Leads dans les états terminaux (perdus ou convertis en client) : supprimés 2 ans après la dernière mise à jour. Les leads convertis en clients sont conservés séparément sous le dossier client.
• Journal des événements de l'agent interne (utilisé pour déboguer les automatisations) : 2 ans à partir de l'occurrence.
• Journal d'audit (enregistrements de qui a accédé ou modifié les données personnelles, Art. 30 RGPD responsabilité) : 3 ans à partir de l'événement.
• Preuve d'acceptation (journal d'acceptation T&C / Politique de confidentialité sur portal_links + customer_accounts + crew) : conservés pour la durée de vie du contrat sous-jacent plus notre période de conservation comptable, pour démontrer le consentement licite.
• Sauvegardes : la base de données est continuellement répliquée (inférieure à une seconde) en utilisant Litestream vers deux destinations : un réplica de fichier local sur le même serveur (pour une récupération rapide des problèmes au niveau de l'application) et un réplica hors site à Backblaze B2 dans la région UE Central (Amsterdam) pour la protection contre les sinistres au niveau du serveur. Les deux réplicas utilisent une conservation roulante de 30 jours. Les enregistrements que vous supprimez peuvent rester dans les sauvegardes jusqu'à 30 jours avant d'être écrasés.
• Logs du serveur au niveau de l'hébergement : généralement archivés dans les 90 jours sauf si nous enquêtons sur un incident de sécurité.

7. Transferts internationaux

Certains de nos sous-traitants traitent les données personnelles aux États-Unis : Anthropic, Resend, Dropbox, Zoom et Notion. Pour chacun de ces transferts, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de l'UE (CCT) et – où le destinataire la supporte – le mécanisme de transfert reconnu par l'FDPIC suisse, en conjonction avec l'Addenda de traitement des données de chaque fournisseur.

De plus, suite au jugement Schrems II (CJUE C-311/18), nous appliquons des mesures techniques supplémentaires pour les données qui quittent l'EEE :

• Le snapshot Dropbox de notre base de données est chiffré côté client avec AES-256-GCM avant téléchargement ; Dropbox ne stocke que du texte chiffré.
• Les demandes API Anthropic utilisent TLS en transit, ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles, et sont soumises à la politique de conservation de 30 jours d'Anthropic à des fins de surveillance des abus.
• Lorsque l'assistant d'inbound lead Lena envoie un message client à Anthropic pour une réponse, ce traitement est nécessaire pour l'exécution de mesures précontractuelles conformément à l'Art. 6(1)(b) RGPD ; le client peut refuser à tout moment en envoyant un e-mail à info@fullplaymedia.ch et nous continuerons la conversation sans assistance IA.

Tous les autres sous-traitants stockent les données à l'intérieur de l'UE ou de l'EEE.

8. Vos droits

Conformément au RGPD (et, le cas échéant, à la nDSG suisse), vous avez le droit de :

• Demander quelles données nous détenons à votre sujet (droit d'accès).
• Corriger les données inexactes (rectification).
• Faire supprimer vos données, lorsqu'aucune obligation juridique prépondérante ne nous oblige à les conserver (suppression / « droit à l'oubli »).
• Recevoir vos données dans un format portable et lisible par machine (portabilité des données).
• Vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, et retirer tout consentement que vous avez donné.
• Déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente – en Allemagne la Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), dans d'autres États membres de l'UE votre autorité nationale de protection des données, ou en Suisse le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Pour exercer ces droits, écrivez à info@fullplaymedia.ch. Nous répondons dans les 30 jours. Pour le droit d'accès, nous fournissons un export JSON lisible par machine couvrant chaque enregistrement de notre base de données interne qui vous référence par votre adresse e-mail.

9. Cookies

La plateforme utilise un seul cookie de session pour vous maintenir connecté. Il n'y a pas de cookies d'analyse, pas de cookies publicitaires, pas de traceurs tiers et pas de suivi inter-sites. Le cookie de session est essentiel au fonctionnement du service ; il ne nécessite pas de consentement selon les règles suisses ou de l'UE.

10. Contact

Questions ou demandes concernant cette politique : info@fullplaymedia.ch.

Cette politique peut être mise à jour de temps en temps. La chaîne de version en haut de la page change lorsque nous publions une nouvelle version. Les modifications matérielles sont annoncées par e-mail au moins 30 jours à l'avance.