Datenschutzrichtlinie

Diese Richtlinie erklärt, wie Fullplay Media personenbezogene Daten behandelt, wenn Sie unser Projektportal nutzen oder mit uns an einem Filmprojekt arbeiten. Sie ist verfasst, um der EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und – soweit für in der Schweiz ansässige Nutzer anwendbar – dem Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) zu entsprechen.

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche ist:

Fullplay Media
Kandelstr. 7, 79541 Lörrach
Deutschland
info@fullplaymedia.ch

Bei Fragen zum Datenschutz – einschließlich Anträgen auf Zugriff oder Löschung Ihrer Daten – wenden Sie sich bitte an diese Adresse. Wir sind unser eigener Datenschutzkontakt; es gibt keinen separaten Datenschutzbeauftragten.

2. Welche Daten wir erfassen

Nur das, was wir brauchen, um ein Projekt für Sie durchzuführen:

• Konto- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Unternehmensname, Ihre Funktion.
• Projektdaten: das Briefing, das Sie uns mitteilen, Scope-Notizen, Standorte, Drehtermine, Lieferspezifikationen und alle Dateien oder Links, die Sie hochladen.
• Kommunikationsinhalte: Nachrichten, die über das Portal ausgetauscht werden, E-Mails an und von info@fullplaymedia.ch bezüglich Ihres Projekts, Meetingnotizen und (mit Ihrer Zustimmung) Zoom-Meetingaufzeichnungen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-User-Agent, Login-Zeitstempel und angesehene Seiten, verwendet, um den Service sicher zu halten und Missbrauch zu untersuchen.
• Akzeptanznachweis: Wenn Sie das Kontrollkästchen „Ich akzeptiere die Bedingungen und Datenschutzrichtlinie" ankreuzen, erfassen wir Ihren Namen, den Zeitstempel, Ihre IP-Adresse und die Dokumentversion. Dies ist erforderlich, um die rechtmäßige Zustimmung nachzuweisen.
• Abrechnungsdaten: Rechnungsdetails, die über unser Buchungssystem (sevDesk) verarbeitet werden.

3. Warum wir Ihre Daten verarbeiten

Wir verarbeiten die obigen Daten auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 31(2)(a) nDSG, Art. 6(1)(b) GDPR) – um Angebote vorzubereiten, Projekte auszuführen, Rechnungen zu versenden und mit Ihnen zu kommunizieren.
• Berechtigte Interessen (Art. 31(1) nDSG, Art. 6(1)(f) GDPR) – um die Plattform sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern und unseren Service zu verbessern; wir wägen dies gegen Ihre Interessen ab und erfassen nur das, was verhältnismäßig ist.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6(1)(c) GDPR) – um Buchungsunterlagen wie vom deutschen Handels- und Steuerrecht erforderlich aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Zustimmung (Art. 6(1) GDPR, soweit anwendbar) – für optionale Funktionen wie den KI-Projektassistenten, die KI-Zusammenfassung von E-Mails oder die Zoom-Aufzeichnung. Sie können die Zustimmung jederzeit widerrufen.

4. Unterauftragsverarbeiter

Wir nutzen die folgenden Drittanbieter („Unterauftragsverarbeiter"), um die Plattform zu betreiben. Wir geben jedem Anbieter nur die Daten weiter, die er für seine spezifische Funktion benötigt:

• Hostinger International Ltd. (EU-Rechenzentrum) – hostet die Plattform auf einem virtuellen Server in der EU.
• Anthropic, PBC (USA) – stellt die KI-Modelle bereit, die für den Projektassistenten, die Briefing-Analyse, die Entwurf von E-Mail-Vorschlägen, den Lena-Inbound-Lead-Assistenten und die KI-Übersetzung dieser Rechtsdokumente ins Deutsche und Französische verwendet werden. Eingaben werden in den USA verarbeitet. Wenn vom Betreiber aktiviert, können Inhalte von E-Mails, die an/von info@fullplaymedia.ch gesendet werden, an Anthropic zur Zusammenfassung oder Entwurfserstellung weitergeleitet werden. Anthropic trainiert seine Modelle nicht mit Daten, die über die API eingereicht werden. Wir verwenden auch die Anthropic Files API (Beta), damit PDF- oder Bildanhänge in Client-Gesprächen mit Lena nativ vom Modell gelesen werden können; hochgeladene Dateien werden automatisch gelöscht, sobald das Gespräch endet.
• Resend, Inc. (USA) – versendet transaktionale E-Mails (Angebotsbenachrichtigungen, Konto-E-Mails, Passwort-Resets, Übergabebenachrichtigungen). Ausgehende E-Mails werden in einem verschlüsselten lokalen Postfach in die Warteschlange eingereiht und bei vorübergehendem Fehler erneut versucht.
• Google LLC - Gmail API (USA / EU) – verwendet, um E-Mails von info@fullplaymedia.ch und lena@fullplaymedia.ch zu lesen und zu versenden.
• sevDesk GmbH (Deutschland) – Buchhaltung und Fakturierung.
• Zoom Communications, Inc. (USA, EU-Datenspeicherungsoption aktiviert) – verwendet für Videoanrufe, wenn geplant; Cloud-Aufzeichnungen werden nur mit Kenntnis der Teilnehmer importiert.
• Backblaze, Inc. - B2 Cloud Storage (EU Central, Amsterdam) – externe Sicherung der Ops-Datenbank via Litestream-Replikation und ein inhaltsbasiertes Mirror von Legal-Akzeptanz-Events. Der Datenbankinhalt wird mit Verschlüsselung im ruhenden Zustand (SSE-B2) auf einem 30-Tage-Rolling-Retention repliziert; Legal-Akzeptanz-Event-JSON wird zusätzlich client-seitig (AES-256-GCM) vor dem Upload verschlüsselt.
• Dropbox, Inc. (USA) – erhält einen 15-minütigen verschlüsselten Snapshot der Ops-Datenbank und eine verschlüsselte Kopie unserer Konfigurationsdatei für Disaster-Recovery-Zwecke. Alle Uploads zu Dropbox werden client-seitig mit AES-256-GCM verschlüsselt unter Verwendung einer Passphrase, die Dropbox nicht besitzt; Dropbox speichert daher immer nur Ciphertext. Dies ist unsere Schrems-II-Zusatzmaßnahme für die US-Übermittlung (siehe §7).
• Notion Labs, Inc. (USA) – begrenzte CRM-Mirror, die vom Lena-Inbound-Lead-Assistenten verwendet wird, um den bestehenden Client-Kontext anzuzeigen und Übergabeaufgaben für unser Team zu archivieren. Es werden nur die für diesen Lookup erforderlichen Daten freigegeben.

Wir haben Datenverarbeitungsvereinbarungen („DPAs") nach Art. 28 GDPR mit jedem der oben genannten Anbieter abgeschlossen. Eine aktuelle Liste ist auf Anfrage verfügbar.

5. Wo Daten gespeichert werden

Die primäre Datenbank der Plattform ist eine SQLite-Datei, die auf unserem virtuellen Server in der EU gespeichert ist. Zum Schutz vor Datenverlust unterhalten wir zwei parallele Sicherungsziele:

• Backblaze B2 (EU Central, Amsterdam) – kontinuierliche Litestream-Replikation der Live-Datenbank (Sub-Sekunden-Verzögerung, 30-Tage-Rolling-Retention). Server-seitige Verschlüsselung wird von Backblaze angewendet; das Legal-Acceptance-Mirror wird zusätzlich client-seitig vor dem Upload verschlüsselt.
• Dropbox (USA) – 15-minütige verschlüsselte Snapshots der Ops-Datenbank und unserer Konfigurationsdatei, verwendet für Disaster-Recovery im Fall eines vollständigen Verlusts des virtuellen Servers. Der Snapshot wird client-seitig mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor er den EU-Server verlässt; Dropbox kann den Inhalt nicht lesen. Die Verschlüsselungspassphrase wird von Fullplay Media in einem Passwort-Manager aufbewahrt und ist erforderlich, um die Sicherung zu entschlüsseln.

Projektdateien (Videomaterial, Bearbeitungen, Lieferungen) werden auf von uns kontrolliertem Cloud-Speicher gespeichert. Sicherungen werden für die Dauer aufbewahrt, die erforderlich ist, um sich von Zwischenfällen zu erholen.

6. Wie lange wir Daten aufbewahren

Die Plattform führt eine automatisierte Aufbewahrungslöschung einmal stündlich durch. Die folgenden Zeiträume entsprechen dem, was der Code tatsächlich durchsetzt:

• Buchungsunterlagen (Rechnungen, Zahlungsunterlagen in sevDesk): 10 Jahre, wie von deutschem Handels- und Steuerrecht erforderlich (§ 257 HGB, § 147 AO). Von sevDesk aufbewahrt; wir löschen diese nicht automatisch.
• E-Mail-Korrespondenz (eingehende und ausgehende Nachrichten in unserem Gmail-synchronisierten Ops-Postfach): 2 Jahre ab Erhalt, dann zusammen mit ihren Anhängen gelöscht.
• Zoom-Transkripte: vollständiger Transkripttext gelöscht nach 1 Jahr; die kurze KI-Zusammenfassung + Aktionspunkte werden für die Projekthistorie beibehalten.
• Projektbriefs, Lieferungen, Kommunikation im Portal: beibehalten während das Projekt aktiv ist und für eine angemessene Zeit danach, falls Follow-ups erforderlich sind. Auf schriftliche Anfrage nach Projektende löschen wir Projektdaten innerhalb von 90 Tagen, außer wo wir sie aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen (Buchhaltung).
• Leads in terminalem Zustand (verloren oder in einen Client umgewandelt): gelöscht 2 Jahre nach letzter Aktualisierung. Leads, die in Clients umgewandelt werden, werden separat unter dem Client-Datensatz aufbewahrt.
• Internes Agent-Ereignisprotokoll (verwendet zum Debuggen von Automatisierungen): 2 Jahre ab Auftreten.
• Audit-Protokoll (Aufzeichnungen darüber, wer personenbezogene Daten zugegriffen oder geändert hat, GDPR Art. 30 Rechenschaftspflicht): 3 Jahre ab Ereignis.
• Akzeptanznachweis (T&C / Privacy-Akzeptanzprotokoll auf portal_links + customer_accounts + crew): beibehalten für die Lebensdauer des zugrunde liegenden Vertrags zuzüglich unseres Aufbewahrungszeitraums für Buchhaltung, um die rechtmäßige Zustimmung nachzuweisen.
• Sicherungen: Die Datenbank wird kontinuierlich repliziert (Sub-Sekunden) mit Litestream an zwei Ziele: eine lokale Datei-Replica auf demselben Server (für schnelle Wiederherstellung von Problemen auf Anwendungsebene) und eine externe Replica bei Backblaze B2 in der EU Central Region (Amsterdam) zum Schutz vor Disaster auf Serverebene. Beide Replicas verwenden eine Rolling-30-Tage-Aufbewahrung. Datensätze, die Sie löschen, können bis zu 30 Tage in Sicherungen verbleiben, bevor sie überschrieben werden.
• Server-Protokolle auf der Hosting-Schicht: üblicherweise innerhalb von 90 Tagen rotiert, außer wenn wir einen Sicherheitsvorfall untersuchen.

7. Internationale Übermittlungen

Einige unserer Unterauftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten: Anthropic, Resend, Dropbox, Zoom und Notion. Für jede dieser Übermittlungen verlassen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und – wo der Empfänger dies unterstützt – den von der Schweizer FDPIC anerkannten Übermittlungsmechanismus, in Verbindung mit den Datenverarbeitungsanhängen der einzelnen Anbieter.

Zusätzlich wenden wir nach der Schrems II-Entscheidung (CJEU C-311/18) zusätzliche technische Maßnahmen für Daten an, die den EWR verlassen:

• Der Dropbox-Snapshot unserer Datenbank wird client-seitig mit AES-256-GCM vor dem Upload verschlüsselt; Dropbox speichert nur Ciphertext.
• Anthropic API-Anfragen verwenden TLS beim Transit, werden nicht für das Modelltraining verwendet und unterliegen der 30-Tage-Aufbewahrungsrichtlinie von Anthropic zu Missbrauchs-Überwachungszwecken.
• Wenn der Lena-Inbound-Lead-Assistent eine Kundennachricht zur Antwort an Anthropic sendet, ist diese Verarbeitung notwendig für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen unter Art. 6(1)(b) GDPR; der Kunde kann sich jederzeit abmelden, indem er info@fullplaymedia.ch eine E-Mail sendet, und wir werden das Gespräch ohne KI-Unterstützung fortsetzen.

Alle anderen Unterauftragsverarbeiter speichern Daten in der EU oder dem EWR.

8. Ihre Rechte

Unter der GDPR (und, soweit anwendbar, dem Schweizer nDSG) haben Sie das Recht zu:

• Fragen, welche Daten wir über Sie halten (Auskunftsrecht).
• Ungenaue Daten korrigieren (Berichtigung).
• Ihre Daten löschen lassen, wo keine übergeordnete rechtliche Verpflichtung uns veranlasst, sie aufzubewahren (Löschung / „Recht auf Vergessenwerden").
• Ihre Daten in einem tragbaren, maschinenlesbaren Format erhalten (Datenportabilität).
• Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen ablehnen und jede Zustimmung, die Sie gegeben haben, widerrufen.
• Eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen – in Deutschland die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), in anderen EU-Mitgliedstaaten Ihre nationale Datenschutzbehörde oder in der Schweiz der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an info@fullplaymedia.ch. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Für das Auskunftsrecht stellen wir einen maschinenlesbaren JSON-Export bereit, der jeden Datensatz in unserer internen Datenbank abdeckt, der auf Ihre E-Mail-Adresse verweist.

9. Cookies

Die Plattform verwendet ein einzelnes Session-Cookie, um Sie angemeldet zu halten. Es gibt keine Analyse-Cookies, keine Werbe-Cookies, keine Drittanbieter-Tracker und kein Tracking über Websites hinweg. Das Session-Cookie ist wesentlich für die Betreibung des Service; es erfordert keine Zustimmung nach Schweizer oder EU-Regeln.

10. Kontakt

Fragen oder Anfragen zu dieser Richtlinie: info@fullplaymedia.ch.

Diese Richtlinie kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die Versionsnummer oben auf der Seite ändert sich, wenn wir eine neue Version veröffentlichen. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail angekündigt.